5 Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit Freelancern

Deutschland kämpft mit einem Rekord-Fachkräftemangel im IT-Bereich: 149.000 offene Stellen bleiben unbesetzt. Freelancer könnten in solch kritischen Situationen eine Lösung bieten. Durch ihre flexible und schnelle Einsatzbereitschaft lösen sie Produktivitätsengpässe und fördern zudem die Innovationskraft im Unternehmen. Trotz dieser Vorteile zögern viele Unternehmen, externe Dienstleister zu beauftragen. In diesem Artikel beleuchten wir die Herausforderungen der Zusammenarbeit mit Freelancern und bieten praxisnahe Lösungsansätze.

#1: Scheinselbstständigkeit

Das Thema Scheinselbstständigkeit ist eine der größten Herausforderungen, die zwischen der erfolgreichen Zusammenarbeit von Freelancern und Unternehmen steht. Verständlich, denn sollte eine Scheinselbstständigkeit festgestellt werden, drohen finanzielle – unter Umständen auch strafrechtliche – Konsequenzen.

Aber wann liegt eine Scheinselbstständigkeit vor? Eine Scheinselbstständigkeit kann vorliegen, wenn eine Person formal als Selbstständiger tätig ist, tatsächlich aber wie ein Arbeitnehmer behandelt wird. Zum Beispiel, wenn ein Freelancer in die Urlaubsplanung einbezogen wird oder ein regelmäßiges Gehalt erhält. Das deutsche Sozialversicherungsrecht und das Arbeitsrecht unterscheiden zwischen echten Selbstständigen und Arbeitnehmern, basierend auf der tatsächlichen Durchführung der Arbeit.

3 Tipps, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden

1. Vertragsgestaltung: Freelancer-Verträge sollten klar definierte Leistungen beinhalten und keinen Arbeitnehmer-, sondern einen Projektcharakter aufweisen. Das bedeutet auch, dass der Freelancer-Vertrag nur auf eine bestimmte Dauer ausgelegt ist. Die empfohlene Grenze liegt bei etwa 18 Monaten in Vollzeit, in Teilzeit oder weniger darf die Beauftragung auch sehr viel länger dauern.
2. Arbeitsweise und Organisation: Freelancer sollten außerhalb der betrieblichen Hierarchie arbeiten und eigene Betriebsmittel nutzen. Außerdem dürfen Freelancer keine festen Arbeitszeiten haben und sollten auch nicht in Schicht- oder Belegpläne eingeteilt werden. Darüber hinaus dürfen Freelancer nicht bei der Urlaubsplanung berücksichtigt werden, keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder bei Urlaub erhalten und kein festes Gehalt bekommen.
3. Regelmäßige Überprüfung: Unternehmen sollten regelmäßig überprüfen, ob die Zusammenarbeit mit den freien Experten noch den rechtlichen Anforderungen entspricht. Zum Beispiel können Auftraggeber fragen bzw. prüfen, ob der Freiberufler aktiv Kundenakquise betreibt und auch außerhalb des aktiven Projekts als Selbstständiger auftritt, etwa auf Social-Media-Profilen oder Freelancer-Plattformen wie freelancermap.de.

#2: Sicherheits- und Datenschutzbedenken

Freelancer arbeiten oft remote und greifen von verschiedenen Standorten aus auf sensible Unternehmensdaten zu. Das birgt das Risiko, dass vertrauliche Informationen unbeabsichtigt oder absichtlich offengelegt werden könnten. Hinzu kommt, dass Unternehmen darauf achten müssen, dass Freelancer mit vertraulichen bzw. persönlichen Daten DSGVO-konform umgehen.

Eine weitere Hürde im Hinblick auf Datenschutz: Die Übertragung von Daten außerhalb der geschützten Unternehmensnetzwerke kann zu Datenverlust oder -diebstahl führen. Dies ist besonders kritisch, wenn es um personenbezogene Daten oder geschützte Geschäftsinformationen geht. Ohne geeignete Sicherheitsmaßnahmen sind Daten bei der Übertragung anfällig für Angriffe.

3 Tipps zur Bewältigung von Sicherheits- und Datenschutzherausforderungen

1. Vertragliche Absicherung: Unternehmen können sich absichern, indem sie detaillierte Verträge abschließen, die Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen klar definieren. Im besten Fall hat der Freelancer selbst dazu in deinem Vertrag schon die nötigen Vorkehrungen getroffen. NDAs (Non Disclosure Agreements) sowie DPAs (Data Processing Agreements) sollten standardmäßig abgeschlossen werden, um rechtliche und sicherheitstechnische Risiken zu minimieren.
2. Technologische Hilfsmittel: Technologien wie VPNs, Firewalls und verschlüsselte Kommunikationskanäle sollten genutzt werden, um den sicheren Datentransfer zu gewährleisten. Die meisten IT-Freelancer sind freie Experten auf diesem Gebiet, allerdings sollten Unternehmen für nicht IT-affine Freiberufler entsprechende Vorkehrungen treffen und sich ggf. mit der IT-Abteilung oder Spezialisten auseinandersetzen.
3. Beschränkter Datenzugriff: Freelancer sollten nur Zugriff auf die Daten haben, die sie für die Arbeit am Projekt auch wirklich benötigen. Damit alles reibungslos funktioniert, sollten strenge Zugriffsrechte implementiert werden. Auch hier können vertragliche Vereinbarungen getroffen werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, den Zugriff auf Daten nach dem erfolgreichen Projektabschluss wieder zu entziehen. Diese Regelung sollte spätestens während des Onboardings getroffen werden.

#3: Onboarding

Ausschlaggebend für die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Freelancern und Unternehmen ist ein durchdachtes Onboarding. Denn: Freelancer sind vorwiegend nicht in die Unternehmenskultur eingebunden, was zu einem Gefühl der Isolation (auf beiden Seiten) führen kann.

Zudem haben Freelancer andere Arbeitsgewohnheiten und -prozesse als festangestellte Mitarbeiter, was die Effizienz und Abstimmung innerhalb des Teams beeinträchtigen könnte. Hinzu kommt, dass Freelancer auch einen Zugang zu Unternehmens-Systemen, Daten und anderen Tools benötigen, um reibungslos am Projekt zu arbeiten. Besonders bei remote tätigen Freelancern kann das schnell eine Herausforderung darstellen.

5 Tipps für ein erfolgreiches Freelancer-Onboarding

1. Onboarding mit Struktur: Auch Freelancer benötigen einen klaren und strukturierten Onboarding-Prozess, damit der erfolgreiche Projektstart gelingt. Besonders nützlich sind Onboarding-Softwares, in denen beispielsweise Schulungen zum Thema Datenschutz oder notwendige Ressourcen verwaltet werden.
2. Kulturelle Einbindung: Nicht nur der Freelancer muss auf die Zusammenarbeit vorbereitet werden, sondern auch das Team. Hierbei ist es nützlich, (virtuelle) Teammeetings anzusetzen und ein gegenseitiges Verständnis für den Einsatz von Freelancern im Unternehmen zu schaffen. Solche Meetings helfen aber auch Freelancern dabei, ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements zu erleben.
3. Rollen- und Aufgabenklärung: Freelancer sind zwar nicht direkt in die Unternehmensstruktur eingebunden. Dennoch müssen die Aufgaben und vor allem die Projektziele eindeutig besprochen werden. So stellen Auftraggeber sicher, dass die gegenseitigen Erwartungen an das Projekt auch mit den jeweiligen Unternehmenszielen übereinstimmen. Auf diese Weise werden Missverständnisse vermieden und die Produktivität erhöht.
4. Technische Unterstützung: Obwohl Freelancer ihre eigenen Betriebsmittel ins Unternehmen einbringen, sollten Unternehmen auf Tools setzen, die die Zusammenarbeit erleichtern. Dazu gehören etwa Kollaborationstools wie Trello oder Slack oder auch Dokumentationssysteme für Freelancer-Verträge und Projektinformationen, auf die auch Freelancer zugreifen können.
5. Sicherheitsmaßnahmen: Sicherheitsprotokolle bzw. -einrichtungen wie VPNs, Zwei-Faktor-Authentifizierung und verschlüsselte Kommunikationskanäle können dabei helfen, den sicheren Zugang zu Unternehmensdaten zu gewährleisten und diesen auch zu kontrollieren. Aber Achtung: Bei Projektstart und –ende müssen Unternehmen darauf achten, dass der Zugang zu Systemen und Tools wieder entzogen wird.

In einem Interview verrät uns Marco Wilde, Innovation Manager und Business Developer bei Airbus Defence and Space, wie er und sein Team Freelancer erfolgreich onboarden. Dabei macht er zunächst auf die kulturellen Unterschiede aufmerksam. Freelancer sind Selbstständige, die die Freiheit des Unternehmer-Daseins genießen. Angestellte dagegen leben von Struktur und Organisation.

Laut Marco Wilde lässt sich der Umgang mit diesen kulturellen Unterschieden jedoch erlernen. Dafür ist einerseits die Theorie (Kommunikationstheorien) und andererseits praktische Übung bzw. Erfahrung nötig. Auch das Thema Vertrauen ist unentbehrlich im Onboarding von Freelancern:

Gute Zusammenarbeit fußt nun mal zu großen Teilen auf menschlichen Vertrauen, also dem Gefühl dass man keine negativen Konsequenzen fürchten muss wenn man offen seine Meinung sagt. Dieses Vertrauen braucht üblicherweise Zeit, die ein Festangestellter in größerem Maße zur Verfügung hat als vielleicht ein Freelancer der an einem auf 3 Monate befristeten Projekt arbeitet.

Marco Wilde
Innovation Manager und Business Developer

Damit erfolgreiche Onboarding-Prozesse im Unternehmen etabliert werden, ist es zudem wichtig, dass nicht nur Führungskräfte im zwischenmenschlichen Umgang geschult werden, sondern alle Teammitglieder.

Wüssten zum Beispiel alle Mitarbeiter, welche Persönlichkeitstypen es gibt, könnten alle Teammitglieder offener und unvoreingenommener auf Freelancer reagieren. Dieser Effekt wirkt aber auch von der anderen Seite aus. So können nach Marco Wilde Konfliktsituationen in den ersten 3 Monaten der Zusammenarbeit vermieden werden.

#4: Kommunikation

Kommunikation ist und bleibt das A und O in der erfolgreichen Zusammenarbeit mit Freelancern. Genau dieses Thema kann für Unternehmen allerdings auch eine Hürde darstellen:

• Kulturelle Unterschiede: Freelancer kommen oft aus verschiedenen Ländern und Kulturen, was zu Missverständnissen und unterschiedlichen Erwartungen führen kann. Die Unterschiede in der Geschäftskultur und den Kommunikationsstilen können die Zusammenarbeit erschweren.
• Mangelnde Verfügbarkeit und Erreichbarkeit: Freelancer arbeiten häufig an mehreren Projekten gleichzeitig und sind nicht immer sofort verfügbar. Dies kann zu Verzögerungen und Frustrationen führen, wenn schnelle Antworten oder Entscheidungen erforderlich sind.
• Unterschiedliche Kommunikationsmittel: Unternehmen und Freelancer nutzen möglicherweise unterschiedliche Kommunikationsmittel und -plattformen, was zu Problemen bei der Abstimmung und dem Informationsaustausch führen kann. Ein Mangel an einheitlichen Tools und Prozessen kann die Effizienz und Klarheit beeinträchtigen.
• Fehlende persönliche Interaktion: Da Freelancer oft remote arbeiten, fehlt die persönliche Interaktion, die für den Aufbau von Vertrauen und die Klärung von Missverständnissen wichtig ist. Der Mangel an direkter Kommunikation kann die Zusammenarbeit beeinträchtigen.

4 Tipps für eine bessere Kommunikation mit Freelancern

1. Einsatz einheitlicher Kommunikationsplattformen: Die Nutzung von Tools Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Zoom, um eine zentrale Kommunikationsplattform zu schaffen. Dies erleichtert den Informationsaustausch und stellt sicher, dass alle Beteiligten denselben Kommunikationskanal verwenden.
2. Regelmäßige Check-ins und Meetings: Unternehmen sollten regelmäßige virtuelle Meetings planen, um Projektfortschritte zu besprechen, Fragen zu klären und Feedback zu geben – und zu erhalten. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden und den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten.
3. Klare Erwartungen und Deadlines: Mit klar definierten Zielen, Aufgaben und Fristen können Auftraggeber sicherstellen, dass alle Beteiligten die Erwartungen und den Zeitplan verstehen. So können Verzögerungen und Frustrationen vermieden werden.
4. Kulturelle Sensibilisierung und Schulungen: Projektteams sollten in Form von Schulungen auf die kommende freiberufliche Unterstützung vorbereitet werden. Dabei kann Verständnis für den Einsatz von Freelancern geschaffen werden, was wiederum die Zusammenarbeit während des Projekts fördert.

#5: Freelancing als Kostenfaktor

Der Nummer eins Freelancing-Mythos lautet: „Freelancer sind zu teurer als Angestellte“. Wenn man die Stundensätze freier Experten betrachtet, die laut Freelancer-Kompass 2025 bei 104 Euro im Schnitt liegen, könnte man dem Mythos schon beinahe Glauben schenken.

Auftraggeber vergessen dabei jedoch, dass das Freelancing-Honorar einige Ausgaben decken muss, die oft höher sind als die von Festangestellten. Dazu gehören neben den privaten Ausgaben auch Sozialversicherungsabgaben (z. Krankenversicherung) und andere Absicherungen, etwa eine Berufshaftpflichtversicherung. Hinzu kommen unter anderem:

• Eigene Arbeitsmittel (z. B. Software, Laptop, Smartphone, etc.)
• Beiträge für Standeskammern (z. B. Ingenieurkammer oder Anwaltskammer)
• Altersvorsorge
• Weiterbildungskosten
• Steuerliche Belastungen sowie evtl. Steuerberatung
• und einige Posten mehr

Ein weiterer guter Punkt auf dem Freelancer-Kostensparplan ist, dass Freiberufler Kosten in Form von Arbeitsstunden einsparen. Das liegt einerseits daran, dass freie Mitarbeiter aufgrund ihrer Expertise deutlich schneller aktiv an Projekten mitwirken können als die meisten Angestellten. Auf der anderen Seite stellen Freiberufler lediglich ihre produktiven Stunden in Rechnung.

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Fazit

Herausforderungen wie der Fachkräftemangel, fehlende Innovationskraft oder die voranschreitende Wettbewerbsintensität sind weitaus größer als die Hürden, die die Zusammenarbeit mit Freelancern mit sich bringt. Damit Unternehmen diese Hürden erfolgreich meistern können, braucht es nicht viel: Klare und transparente Kommunikation, strukturierte Projekt-Onboarding-Prozesse, Vertrauen und keine Scheu vor scheinbar zu hohen Freelancing-Kosten.

Selbst das Risiko der Scheinselbstständigkeit können Unternehmen mit Freelancer-Verträgen und ein paar Vorsichtsmaßnahmen deutlich reduzieren. Sind diese Schritte erst einmal getan, können Auftraggeber die Potenziale ihrer freien Mitarbeiter voll ausschöpfen.