Kostenstellenrechnung: Definition, Aufgaben und Ablauf
Die Kostenstellenrechnung ist ein zentrales Werkzeug im internen Rechnungswesen, das besonders in größeren Unternehmen und komplexen Projekten unverzichtbar ist. Sie dient dazu, die Entstehung und Verteilung von Kosten innerhalb eines Unternehmens genau nachzuvollziehen und gezielt zu steuern. Gerade in der IT-Branche und bei Freelancern kann die Kostenstellenrechnung helfen, Projekte wirtschaftlich zu gestalten, Budgets effizient zu verwalten und letztlich die Profitabilität zu erhöhen.
Was ist die Kostenstellenrechnung
Die Kostenstellenrechnung ist ein zentraler Bestandteil des internen Rechnungswesens. Sie ermöglicht Unternehmen, ihre Kosten transparent zu erfassen, zu verteilen und gezielt zu steuern. Dabei wird das Unternehmen in einzelne Bereiche, sogenannte Kostenstellen, unterteilt.
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Das können Abteilungen, Projekte oder andere funktionale Einheiten sein. Durch diese detaillierte Aufteilung ist es möglich, die Wirtschaftlichkeit einzelner Bereiche zu bewerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Aufgaben der Kostenstellenrechnung
Die Kostenstellenrechnung verfolgt mehrere zentrale Aufgaben, die zur Kostentransparenz und -steuerung im Unternehmen beitragen:
Kostenkontrolle
Die Kontrolle der angefallenen Kosten in den einzelnen Kostenstellen hilft dabei, Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen.
Kostenplanung
Im Rahmen der Kostenplanung werden für jede Kostenstelle Plankosten festgelegt, die als Basis für die zukünftige Steuerung dienen.
Kostenverantwortung
Durch die Zuordnung von Kosten zu bestimmten Kostenstellen, kann die Verantwortung für die Einhaltung des Budgets klar zugewiesen werden.
Kostenverteilung
Die Kostenstellenrechnung stellt sicher, dass Gemeinkosten, die nicht direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden können, gerecht auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden.
Kostenstellenrechnung und der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist ein zentrales Instrument innerhalb der Kostenstellenrechnung. Er dient dazu, die in den verschiedenen Kostenstellen angefallenen Kosten systematisch zu erfassen, aufzuschlüsseln und transparent darzustellen. Im BAB werden sowohl Einzelkosten, die direkt einer Kostenstelle zugeordnet werden können, als auch Gemeinkosten, die auf mehrere Kostenstellen verteilt werden müssen, berücksichtigt.
Vorkostenstelle vs. Endkostenstelle
Kostenstellen werden in Vorkostenstellen und Endkostenstellen unterteilt:
Vorkostenstellen
Diese sammeln die Kosten, die zunächst nicht direkt auf ein Endprodukt oder eine Dienstleistung umgelegt werden können. Beispiele für Vorkostenstellen sind die IT-Abteilung, die interne Logistik oder das Facility-Management. Die Kosten dieser Vorkostenstellen werden später auf andere Kostenstellen verteilt.
Endkostenstellen
Hierbei handelt es sich um Kostenstellen, die direkt mit der Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind. Typische Beispiele sind die Produktionsabteilung, der Kundenservice oder das Marketing.
Gliederung der Kostenstellen
In der Praxis werden Kostenstellen oft in Haupt- und Nebenkostenstellen gegliedert: in die Hauptkostenstellen und die Nebenkostenstellen. Hauptkostenstellen sind direkt an der Wertschöpfung beteiligt, beispielsweise die Fertigung oder der Vertrieb.
Nebenkostenstellen hingegen unterstützen die Hauptkostenstellen und sind indirekt an der Wertschöpfung beteiligt, etwa die Buchhaltung oder die IT-Abteilung.
Kostenstelle vs. Kostenträger
Die Kostenstelle bezieht sich auf den Bereich innerhalb des Unternehmens, in dem Kosten anfallen, während der Kostenträger das Produkt oder die Dienstleistung ist, die diese Kosten verursacht. Die Kostenstellenrechnung konzentriert sich darauf, zu identifizieren, wo die Kosten entstehen, während die Kostenträgerrechnung analysiert, wofür die Kosten entstanden sind.
Ablauf der Kostenstellenrechnung
Der Ablauf der Kostenstellenrechnung lässt sich in mehrere Schritte unterteilen:
Erfassung der Kosten
Im ersten Schritt werden alle im Unternehmen anfallenden Kosten erfasst und den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet. Dies betrifft sowohl Einzelkosten, die direkt zugeordnet werden können, als auch Gemeinkosten, die später aufgeteilt werden müssen.
Verteilung der Gemeinkosten
Da Gemeinkosten, wie z. B. Miete oder Energie, nicht direkt einer Kostenstelle zugeordnet werden können, erfolgt im nächsten Schritt eine Verteilung dieser Kosten auf die einzelnen Kostenstellen. Dies geschieht häufig nach einem festgelegten Verteilungsschlüssel, wie z. B. der Fläche oder der Anzahl der Mitarbeiter in einer Kostenstelle.
Auswertung und Analyse
Im letzten Schritt werden die erfassten und verteilten Kosten ausgewertet. Dabei werden Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt, um Abweichungen zu identifizieren und Maßnahmen zur Kostensenkung einzuleiten.
Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens (BAB)
Der BAB ist ein zentrales Hilfsmittel, um die Kostenstellenrechnung übersichtlich darzustellen. Er ist in verschiedene Spalten und Zeilen gegliedert, in denen die Kostenarten und die entsprechenden Kostenstellen aufgeführt sind. Der typische Aufbau eines Betriebsabrechnungsbogens umfasst:
- Kostenarten: Die verschiedenen Kostenarten wie Materialkosten, Personalkosten, Mieten etc.
- Kostenstellen: Die unterschiedlichen Bereiche des Unternehmens, die als Kostenstellen geführt werden.
- Kostenverteilung: Eine Darstellung, wie die Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt wurden.
Beispielrechnung: Einzel- und Gemeinkosten im BAB
Nehmen wir an, ein Unternehmen hat folgende Kosten für eine Abrechnungsperiode:
| Kostenart | Betrag |
|---|---|
| Materialkosten | 100.000 € (direkt der Produktion zugeordnet) |
| Personalkosten | 200.000 € (davon 150.000 € Produktion, 50.000 € Verwaltung) |
| Mietkosten | 50.000 € (als Gemeinkosten zu verteilen) |
| Energiekosten | 30.000 € (als Gemeinkosten zu verteilen) |
Die Einzelkosten (Material und Personalkosten für Produktion) werden direkt der Produktionskostenstelle zugeordnet. Die Gemeinkosten (Miete und Energie) werden auf die Produktions- und Verwaltungskostenstellen verteilt, z. B. nach einem Verteilungsschlüssel, der die Flächenanteile berücksichtigt. Wenn die Produktionsabteilung 70 % der Fläche nutzt, würden ihr 70 % der Miet- und Energiekosten zugeordnet:
Produktionskostenstelle: 70 % der Miet- und Energiekosten = 35.000 Euro + 21.000 Euro = 56.000 Euro
Verwaltungskostenstelle: 30 % der Miet- und Energiekosten = 15.000 Euro + 9.000 Euro = 24.000 Euro
Gesamtkosten für die Produktionskostenstelle:
150.000 Euro (Personalkosten) + 100.000 Euro (Materialkosten) + 56.000 Euro (anteilige Gemeinkosten) = 306.000 Euro
Gesamtkosten für die Verwaltungskostenstelle:
50.000 Euro (Personalkosten) + 24.000 Euro (anteilige Gemeinkosten) = 74.000 Euro
Primär- und Sekundärkostenrechnung
Unterschiede zwischen Primär- und Sekundärkostenrechnung
Die Kostenstellenrechnung unterscheidet zwischen Primär- und Sekundärkosten. Primärkosten sind Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen entstehen, die von externen Anbietern bezogen werden. Ein Beispiel dafür wären Rohstoffe, die ein Unternehmen für die Weiterverarbeitung bzw. Herstellung von Produkten einkauft.
Ein anderes Beispiel: Ein Software-Unternehmen beauftragt einen IT-Freelancer, um die Funktionalität der neuen HR-Software sicherzustellen, die das Unternehmen künftig vertreiben will.
Bei den Sekundärkosten handelt es sich um Aufwendungen, die durch die Nutzung von internen Dienstleistungen entstehen. Etwa durch die IT-Abteilung für die Produktion.
Beispielrechnung Primärkosten
Ein Unternehmen kauft Rohstoffe im Wert von 50.000 Euro für die Produktion ein. Diese Primärkosten werden direkt der Produktionskostenstelle zugeordnet. Dies ergibt folgende Kostenaufstellung:
- Rohstoffkosten: 50.000 Euro
- Personalkosten in der Produktion: 150.000 Euro
- Direkte Energiekosten in der Produktion: 20.000 Euro
Gesamte Primärkosten für die Produktion: 220.000 Euro
Beispielrechnung Sekundärkosten
Die IT-Abteilung stellt interne Leistungen für die Produktion zur Verfügung, die mit 30.000 Euro bewertet werden. Diese Sekundärkosten werden der Produktionskostenstelle zugerechnet:
- IT-Leistungen (Sekundärkosten): 30.000 Euro
Gesamtkosten der Produktion nach Einbezug der Sekundärkosten: 220.000 Euro (Primärkosten) + 30.000 Euro (Sekundärkosten) = 250.000 Euro
Fazit
Die Kostenstellenrechnung ermöglicht es Unternehmen, detailliert zu analysieren, wo und in welchem Umfang Kosten anfallen. Das ist entscheidend, um Effizienzpotenziale zu identifizieren und gezielt Kosten zu senken. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen ein Energiemanagementsystem einführen, um die Energiekosten zu senken. So können auch die Gemeinkosten für die Produktions- und Verwaltungsstellen reduziert werden. Als Folge davon kann die Gewinnmarge für das Endprodukt gesteigert oder der Verkaufspreis gesenkt werden, um noch wettbewerbsfähiger zu werden.
